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新闻动态

[仪器老板100问]第13期||如何提高开会的效率?



仪器老板100问 

| 第13期主题 | 


如何提高开会的效率?



广州绿百草

影子


开会,对于公司来说可以是小事也是大事,关乎着员工沟通协调,反映公司的管理水平。


我们以前开会,经常会出现2种情况:


第1种是大会时,老板或者主持人在上面讲,下面鸦雀无声,认真听的人寥寥 无几。

大部分人漠不关心的该干嘛干嘛,有的用手机回复客户甚至趁机玩手机,有的开小差游离状态,谁也不把会议内容放心上。

开完会一哄而散,基本是毫无效果。

讲的东西,大部分人压根没听进去,后面基本也会重复犯错。


第2种是小会常见,大家七嘴八舌的,有时讲着讲着就离题了。

有的人高谈阔论,有的人急于反驳,大家都火热朝天的只想说不想听,甚至一下子讨论的点就跑十万八千里远了。

*终结果是,大家都头脑膨胀却又讨论不出结果。


——————————


有时候有的公司配置了上等的硬软件系统,却发现并没有提升开会体验。

会议之前拉人开会要三催四请,会中各种状况控制不了节奏,会后没有反馈没有跟进……


开会效率低,这是困扰我们公司好久的问题。

但是会总不能不开,有的事情,召集人开会通知开会讨论,总是比发信息高效和有用的。


作为小公司,我们可不想像很多事业单位一样对于走形式的会议视若无睹,毕竟无效会议是劳民伤财的行为。


——————————


所以针对以上第1个会议情况,我们的做法是:


(1)尽量减少全体大会。

因为除了年会,一般没有什么情况的会议是要全体员工参加的。


(2)参会人数多的会议,一般是公布已定型的公司政策或者各类规定,这种一般情况下是不需要参会者头脑风暴提出各种意见的。

对于会议内容的各种意见,应该是要在会议之前,就跟各个主管沟通了解,并且私下调解好。


(3)会议之前发通告的时候,要强调会议内容的重要性(当然,公司也要自主减少非必要的大会非常重要),以及不听可能导致的结果风险。

重要会议内容,可在会议上打印发派。

会议少而精,大家就知道大会也是要听的,慢慢“公司大会内容要听”的习惯也就形成了。


改进以来,我们感觉到会议的效果是比以前要好很多了,起码看手机的人数大大减少。

但是依然难以杜绝,我们也在想,要不要引进一些奖惩或者考核方式?


——————————


对于上面第2个【小型会议】的情况,是*考验的。

因为有时主持人也陷入其中,跑题了、会议无效,要久久才能发现。


这种小会一般是部门会议,往往消耗个人时间是*长的。

所以这种无效会议对于各种成本的浪费是*多的,而且也会引起参会者对会议和公司管理不满,一看到会议通知就心生倦怠,极易降低团队的凝聚力。


针对这类会议,我们经过几次试验发现,做到以下几点,能让会议效率大大提高:


(1)会议的目的是为了解决问题。

会议的组织者需要会前根据议题进行分解,分点设定会议讨论的流程,并且提前告知参会人员,让大家提前思考。

这样一开会,就能马上进入状态,大家表达自己提前想好的意见。

偶尔跑题了,就根据会议流程提醒回归。


(2)开会的时间设定尽量科学。

根据相关研究表示,上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段,*适合调动员工集思广益,利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。


但是问题是,这个时间段刚好也是销售联系客户的黄金时间。

所以我们一般会根据会议议题的重要性考恒,若频次不高、非常重要、非常需要大家头脑风暴的会议,还是可以选择这个时间的。


有的公司可能会喜欢在下班后开会,大部分情况下,这种时候员工开始进入**当中的倦怠期,其实不大适合消耗脑力的会议。


(3)开会的会议记录非常重要。

我们以前是没有注重这一点的,所以经常开会讨论着就跑题了也没人发现,开完会对于会上形成的决议也没有记录和跟进,大概就是会议开与不开没什么区别。

自从每次会议都指定一位员工做会议记录后,基本上也是大大避免了会议跑题的问题(记录员记着记着发现不对经就会提醒),参会者的发言、精彩的思想火花、*终的决策,都被好好的纪录了下来。


在会后,记录员及时把会议纪录分享给每位参会人员,并且把会议内容中需要跟进的事项及负责人员标注出来,让大家趁热打铁实施,还便于后续进行提醒和跟进。


(4)开会的纪律要强调好并且实行监管。

小会因为人少,所以会议纪律相对比较容易监管。

例如我们公司开小会,纪律上主要要求的点是:

只邀请必要的人员参会,确定时间后不可缺席;

所有参会人员必须提前思考问题并且在会议上表达;

开会时要一心一意,必要时统一收集手机,不可随便走开或者回复客户信息;

尽量严格控制时间。

这样对于会议讨论的有效程度,以及大家对于会议的重视程度,是大大提高的。


头脑风暴的小型会议,如果举行的好,经常会有很多有效的奇思妙想,也能协助老板解决一些难题。

这种会议开得好,公司竞争优势是能大大提高的哦~


以上是我们根据我们公司情况作出的小型会议改进措施,大家对于这类会议是否还有什么好的建议?





总结


会议开得好不好,决定了公司的竞争优势,也体现了公司管理的效率和执行。

作为公司必备的管理工具,会议的成本一点也不低,包含了时间成本、**成本、效益成本和机会成本。


所以如果公司会议开不好,劳民伤财,还严重影响员工心态,也影响公司企业文化(多少新员工入职时壮志踌躇,一开入职会议就怀疑人生?)。


一个优良的公司应该怎么开会?

对于公司而言,又有哪些方法能够真正提升会议效率?

这一直也是困扰我们许久的问题。


每个公司情况不同,会议的议题不同,措施都会有所区别。

根据我们多次实际实施的效果看,比较重要的主要是以下四点:

必须先准备,针对会议要有纪律,要做会议纪律,当次会议要有结果并且跟进。


至于专门针对会议的惩罚制度,我们也还在考量中,暂时还不知道是否适合我们小公司。

感觉这对于大会议可有可无,对于小会议怕会影响大家的思维发散,所以主要还是激励为主。


据说公司站着开会能更提高效率,我们也考虑可以一试。(效果请期待后续分享,哈哈~)





本期群内讨论摘抄


詹经理

九州通


要每个人都参与并提出建设性意见。


蒲经理

青岛盛瀚


严格控制开会时间和发言时间,议题一定要提前发给大家


权力

泽恒生物


我觉得开会就是宣布一些事,责任落实到位就行。小会也是核心高管开就行啦,因为不见得每件事需要所有人认同,只要团队核心认可就行。

谋在寡,不在众。站的地位不同,认知看到的也不同,所以考虑关心的也不同,*终都是从自身利益来考虑解决。很难找到那种大局出发来解决问题之人。


黄经理

广州高谱惟创


也有不喜欢当众发表意见的,同时管理层自身理清开会目的,进度流程123,有个助理配合开会节奏。现在都不喜欢开会,但有时候不开又不行。


权力

泽恒生物


我们这边,有时如果是要寻找答案,且不影响大方针的会议,也会尝试以工作坊的形式做一下,再PDCA修正。

比如,招了5个新人,业绩暂时没上来,要开业绩沟通的会议。

一般是情况是主管带着新人开会,指出新人哪里哪里不足,然后新人点着头做好笔记,回到座位就可能忘记了。

——————————————

工作坊是:

召集所有销售开会,会议的主题是“开发新客户的问题详解”(先挑一个主题),先不给出答案,让销售来得出答案。


销售分几个组,依次回答下面的问题:

1.在开发新客户的过程中,*经常遇到的前3个问题是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

2.遇到这样的3个问题,我们目前*好的回答是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

3.我们可以给客户什么样的问题*好?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

....以此类推,让销售得出大家都认可的答案,再去尝试,

PDCA修正。



如何实现高效会议?

如何寻找*合适自己公司的开会方式?



图片
广州绿百

图片
广州绿百草

影子


开会,对于公司来说可以是小事也是大事,关乎着员工沟通协调,反映公司的管理水平。


我们以前开会,经常会出现2种情况:


**种是大会时,老板或者主持人在上面讲,下面鸦雀无声,认真听的人****。

大部分人漠不关心的该干嘛干嘛,有的用手机回复客户甚至趁机玩手机,有的开小差游离状态,谁也不把会议内容放心上。

开完会一哄而散,基本是毫无效果。

讲的东西,大部分人压根没听进去,后面基本也会重复犯错。


**种是小会常见,大家七嘴八舌的,有时讲着讲着就离题了。

有的人高谈阔论,有的人急于反驳,大家都火热朝天的只想说不想听,甚至一下子讨论的点就跑十万八千里远了。

*终结果是,大家都头脑膨胀却又讨论不出结果。


——————————


有时候有的公司配置了上等的硬软件系统,却发现并没有提升开会体验。

会议之前拉人开会要三催四请,会中各种状况控制不了节奏,会后没有反馈没有跟进……


开会效率低,这是困扰我们公司好久的问题。

但是会总不能不开,有的事情,召集人开会通知开会讨论,总是比发信息高效和有用的。


作为小公司,我们可不想像很多事业单位一样对于走形式的会议视若无睹,毕竟无效会议是劳民伤财的行为。


——————————


所以针对以上**个会议情况,我们的做法是:


(1)尽量减少全体大会。

因为除了年会,一般没有什么情况的会议是要全体员工参加的。


(2)参会人数多的会议,一般是公布已定型的公司政策或者各类规定,这种一般情况下是不需要参会者头脑风暴提出各种意见的。

对于会议内容的各种意见,应该是要在会议之前,就跟各个主管沟通了解,并且私下调解好。


(3)会议之前发通告的时候,要强调会议内容的重要性(当然,公司也要自主减少非必要的大会非常重要),以及不听可能导致的结果风险。

重要会议内容,可在会议上打印发派。

会议少而精,大家就知道大会也是要听的,慢慢“公司大会内容要听”的习惯也就形成了。


改进以来,我们感觉到会议的效果是比以前要好很多了,起码看手机的人数大大减少。

但是依然难以杜绝,我们也在想,要不要引进一些奖惩或者考核方式?


——————————


对于上面**个【小型会议】的情况,是*考验的。

因为有时主持人也陷入其中,跑题了、会议无效,要久久才能发现。


这种小会一般是部门会议,往往消耗个人时间是*长的。

所以这种无效会议对于各种成本的浪费是*多的,而且也会引起参会者对会议和公司管理不满,一看到会议通知就心生倦怠,极易降低团队的凝聚力。


针对这类会议,我们经过几次试验发现,做到以下几点,能让会议效率大大提高:


(1)会议的目的是为了解决问题。

会议的组织者需要会前根据议题进行分解,分点设定会议讨论的流程,并且提前告知参会人员,让大家提前思考。

这样一开会,就能马上进入状态,大家表达自己提前想好的意见。

偶尔跑题了,就根据会议流程提醒回归。


(2)开会的时间设定尽量科学。

根据相关研究表示,上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段,*适合调动员工集思广益,利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。


但是问题是,这个时间段刚好也是销售联系客户的黄金时间。

所以我们一般会根据会议议题的重要性考恒,若频次不高、非常重要、非常需要大家头脑风暴的会议,还是可以选择这个时间的。


有的公司可能会喜欢在下班后开会,大部分情况下,这种时候员工开始进入**当中的倦怠期,其实不大适合消耗脑力的会议。


(3)开会的会议记录非常重要。

我们以前是没有注重这一点的,所以经常开会讨论着就跑题了也没人发现,开完会对于会上形成的决议也没有记录和跟进,大概就是会议开与不开没什么区别。

自从每次会议都指定一位员工做会议记录后,基本上也是大大避免了会议跑题的问题(记录员记着记着发现不对经就会提醒),参会者的发言、精彩的思想火花、*终的决策,都被好好的纪录了下来。


在会后,记录员及时把会议纪录分享给每位参会人员,并且把会议内容中需要跟进的事项及负责人员标注出来,让大家趁热打铁实施,还便于后续进行提醒和跟进。


(4)开会的纪律要强调好并且实行监管。

小会因为人少,所以会议纪律相对比较容易监管。

例如我们公司开小会,纪律上主要要求的点是:

只邀请必要的人员参会,确定时间后不可缺席;

所有参会人员必须提前思考问题并且在会议上表达;

开会时要一心一意,必要时统一收集手机,不可随便走开或者回复客户信息;

尽量严格控制时间。

这样对于会议讨论的有效程度,以及大家对于会议的重视程度,是大大提高的。


头脑风暴的小型会议,如果举行的好,经常会有很多有效的奇思妙想,也能协助老板解决一些难题。

这种会议开得好,公司竞争优势是能大大提高的哦~


以上是我们根据我们公司情况作出的小型会议改进措施,大家对于这类会议是否还有什么好的建议?



图片




总结


会议开得好不好,决定了公司的竞争优势,也体现了公司管理的效率和执行。

作为公司必备的管理工具,会议的成本一点也不低,包含了时间成本、**成本、效益成本和机会成本。


所以如果公司会议开不好,劳民伤财,还严重影响员工心态,也影响公司企业文化(多少新员工入职时壮志踌躇,一开入职会议就怀疑人生?)。


一个优良的公司应该怎么开会?

对于公司而言,又有哪些方法能够真正提升会议效率?

这一直也是困扰我们许久的问题。


每个公司情况不同,会议的议题不同,措施都会有所区别。

根据我们多次实际实施的效果看,比较重要的主要是以下四点:

必须先准备,针对会议要有纪律,要做会议纪律,当次会议要有结果并且跟进。


至于专门针对会议的惩罚制度,我们也还在考量中,暂时还不知道是否适合我们小公司。

感觉这对于大会议可有可无,对于小会议怕会影响大家的思维发散,所以主要还是激励为主。


据说公司站着开会能更提高效率,我们也考虑可以一试。(效果请期待后续分享,哈哈~)





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本期群内讨论摘抄


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詹经理

九州通


要每个人都参与并提出建设性意见。


图片

蒲经理

青岛盛瀚


严格控制开会时间和发言时间,议题一定要提前发给大家


图片

权力

泽恒生物


我觉得开会就是宣布一些事,责任落实到位就行。小会也是核心高管开就行啦,因为不见得每件事需要所有人认同,只要团队核心认可就行。

谋在寡,不在众。站的地位不同,认知看到的也不同,所以考虑关心的也不同,*终都是从自身利益来考虑解决。很难找到那种大局出发来解决问题之人。


图片

黄经理

广州高谱惟创


也有不喜欢当众发表意见的,同时管理层自身理清开会目的,进度流程123,有个助理配合开会节奏。现在都不喜欢开会,但有时候不开又不行。


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权力

泽恒生物


我们这边,有时如果是要寻找答案,且不影响大方针的会议,也会尝试以工作坊的形式做一下,再PDCA修正。

比如,招了5个新人,业绩暂时没上来,要开业绩沟通的会议。

一般是情况是主管带着新人开会,指出新人哪里哪里不足,然后新人点着头做好笔记,回到座位就可能忘记了。

——————————————

工作坊是:

召集所有销售开会,会议的主题是“开发新客户的问题详解”(先挑一个主题),先不给出答案,让销售来得出答案。


销售分几个组,依次回答下面的问题:

1.在开发新客户的过程中,*经常遇到的前3个问题是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

2.遇到这样的3个问题,我们目前*好的回答是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

3.我们可以给客户什么样的问题*好?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

....以此类推,让销售得出大家都认可的答案,再去尝试,

PDCA修正。



如何实现高效会议?

如何寻找*合适自己公司的开会方式?

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开会,对于公司来说可以是小事也是大事,关乎着员工沟通协调,反映公司的管理水平。


我们以前开会,经常会出现2种情况:


**种是大会时,老板或者主持人在上面讲,下面鸦雀无声,认真听的人****。

大部分人漠不关心的该干嘛干嘛,有的用手机回复客户甚至趁机玩手机,有的开小差游离状态,谁也不把会议内容放心上。

开完会一哄而散,基本是毫无效果。

讲的东西,大部分人压根没听进去,后面基本也会重复犯错。


**种是小会常见,大家七嘴八舌的,有时讲着讲着就离题了。

有的人高谈阔论,有的人急于反驳,大家都火热朝天的只想说不想听,甚至一下子讨论的点就跑十万八千里远了。

*终结果是,大家都头脑膨胀却又讨论不出结果。


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有时候有的公司配置了上等的硬软件系统,却发现并没有提升开会体验。

会议之前拉人开会要三催四请,会中各种状况控制不了节奏,会后没有反馈没有跟进……


开会效率低,这是困扰我们公司好久的问题。

但是会总不能不开,有的事情,召集人开会通知开会讨论,总是比发信息高效和有用的。


作为小公司,我们可不想像很多事业单位一样对于走形式的会议视若无睹,毕竟无效会议是劳民伤财的行为。


——————————


所以针对以上**个会议情况,我们的做法是:


(1)尽量减少全体大会。

因为除了年会,一般没有什么情况的会议是要全体员工参加的。


(2)参会人数多的会议,一般是公布已定型的公司政策或者各类规定,这种一般情况下是不需要参会者头脑风暴提出各种意见的。

对于会议内容的各种意见,应该是要在会议之前,就跟各个主管沟通了解,并且私下调解好。


(3)会议之前发通告的时候,要强调会议内容的重要性(当然,公司也要自主减少非必要的大会非常重要),以及不听可能导致的结果风险。

重要会议内容,可在会议上打印发派。

会议少而精,大家就知道大会也是要听的,慢慢“公司大会内容要听”的习惯也就形成了。


改进以来,我们感觉到会议的效果是比以前要好很多了,起码看手机的人数大大减少。

但是依然难以杜绝,我们也在想,要不要引进一些奖惩或者考核方式?


——————————


对于上面**个【小型会议】的情况,是*考验的。

因为有时主持人也陷入其中,跑题了、会议无效,要久久才能发现。


这种小会一般是部门会议,往往消耗个人时间是*长的。

所以这种无效会议对于各种成本的浪费是*多的,而且也会引起参会者对会议和公司管理不满,一看到会议通知就心生倦怠,极易降低团队的凝聚力。


针对这类会议,我们经过几次试验发现,做到以下几点,能让会议效率大大提高:


(1)会议的目的是为了解决问题。

会议的组织者需要会前根据议题进行分解,分点设定会议讨论的流程,并且提前告知参会人员,让大家提前思考。

这样一开会,就能马上进入状态,大家表达自己提前想好的意见。

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(2)开会的时间设定尽量科学。

根据相关研究表示,上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段,*适合调动员工集思广益,利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。


但是问题是,这个时间段刚好也是销售联系客户的黄金时间。

所以我们一般会根据会议议题的重要性考恒,若频次不高、非常重要、非常需要大家头脑风暴的会议,还是可以选择这个时间的。


有的公司可能会喜欢在下班后开会,大部分情况下,这种时候员工开始进入**当中的倦怠期,其实不大适合消耗脑力的会议。


(3)开会的会议记录非常重要。

我们以前是没有注重这一点的,所以经常开会讨论着就跑题了也没人发现,开完会对于会上形成的决议也没有记录和跟进,大概就是会议开与不开没什么区别。

自从每次会议都指定一位员工做会议记录后,基本上也是大大避免了会议跑题的问题(记录员记着记着发现不对经就会提醒),参会者的发言、精彩的思想火花、*终的决策,都被好好的纪录了下来。


在会后,记录员及时把会议纪录分享给每位参会人员,并且把会议内容中需要跟进的事项及负责人员标注出来,让大家趁热打铁实施,还便于后续进行提醒和跟进。


(4)开会的纪律要强调好并且实行监管。

小会因为人少,所以会议纪律相对比较容易监管。

例如我们公司开小会,纪律上主要要求的点是:

只邀请必要的人员参会,确定时间后不可缺席;

所有参会人员必须提前思考问题并且在会议上表达;

开会时要一心一意,必要时统一收集手机,不可随便走开或者回复客户信息;

尽量严格控制时间。

这样对于会议讨论的有效程度,以及大家对于会议的重视程度,是大大提高的。


头脑风暴的小型会议,如果举行的好,经常会有很多有效的奇思妙想,也能协助老板解决一些难题。

这种会议开得好,公司竞争优势是能大大提高的哦~


以上是我们根据我们公司情况作出的小型会议改进措施,大家对于这类会议是否还有什么好的建议?



图片




总结


会议开得好不好,决定了公司的竞争优势,也体现了公司管理的效率和执行。

作为公司必备的管理工具,会议的成本一点也不低,包含了时间成本、**成本、效益成本和机会成本。


所以如果公司会议开不好,劳民伤财,还严重影响员工心态,也影响公司企业文化(多少新员工入职时壮志踌躇,一开入职会议就怀疑人生?)。


一个优良的公司应该怎么开会?

对于公司而言,又有哪些方法能够真正提升会议效率?

这一直也是困扰我们许久的问题。


每个公司情况不同,会议的议题不同,措施都会有所区别。

根据我们多次实际实施的效果看,比较重要的主要是以下四点:

必须先准备,针对会议要有纪律,要做会议纪律,当次会议要有结果并且跟进。


至于专门针对会议的惩罚制度,我们也还在考量中,暂时还不知道是否适合我们小公司。

感觉这对于大会议可有可无,对于小会议怕会影响大家的思维发散,所以主要还是激励为主。


据说公司站着开会能更提高效率,我们也考虑可以一试。(效果请期待后续分享,哈哈~)





图片

本期群内讨论摘抄


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詹经理

九州通


要每个人都参与并提出建设性意见。


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蒲经理

青岛盛瀚


严格控制开会时间和发言时间,议题一定要提前发给大家


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权力

泽恒生物


我觉得开会就是宣布一些事,责任落实到位就行。小会也是核心高管开就行啦,因为不见得每件事需要所有人认同,只要团队核心认可就行。

谋在寡,不在众。站的地位不同,认知看到的也不同,所以考虑关心的也不同,*终都是从自身利益来考虑解决。很难找到那种大局出发来解决问题之人。


图片

黄经理

广州高谱惟创


也有不喜欢当众发表意见的,同时管理层自身理清开会目的,进度流程123,有个助理配合开会节奏。现在都不喜欢开会,但有时候不开又不行。


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权力

泽恒生物


我们这边,有时如果是要寻找答案,且不影响大方针的会议,也会尝试以工作坊的形式做一下,再PDCA修正。

比如,招了5个新人,业绩暂时没上来,要开业绩沟通的会议。

一般是情况是主管带着新人开会,指出新人哪里哪里不足,然后新人点着头做好笔记,回到座位就可能忘记了。

——————————————

工作坊是:

召集所有销售开会,会议的主题是“开发新客户的问题详解”(先挑一个主题),先不给出答案,让销售来得出答案。


销售分几个组,依次回答下面的问题:

1.在开发新客户的过程中,*经常遇到的前3个问题是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

2.遇到这样的3个问题,我们目前*好的回答是什么?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

3.我们可以给客户什么样的问题*好?每组写3个,综合投票决定出前面3个。

....以此类推,让销售得出大家都认可的答案,再去尝试,

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如何实现高效会议?

如何寻找*合适自己公司的开会方式?

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